Tillykke – du er blevet udnævnt til firmaets julefrokost ansvarlige! Måske meldte du dig frivilligt, måske blev du prikket på skulderen, da ingen andre rakte hånden op. Uanset hvad sidder du nu med ansvaret for årets vigtigste fest: den ene aften, hvor hele arbejdspladsen er samlet med garderne nede. Og lad os være ærlige – det er dig, kollegerne kigger på, hvis dansegulvet står tomt klokken ti.
Bare rolig, det skal nok gå. Som DJ spiller jeg hver december til julefrokoster i alle størrelser – fra 30 kolleger i kantinen til flere hundrede i festsale – og her får du mine fire vigtigste råd, når du skal booke DJ til firmaets julefrokost. Følger du dem, har du gjort dit for, at festen bliver en af dem, der bliver talt om i frokoststuen til langt ind i januar.
(Indlæg fortsætter under billedet)
Lad os starte med noget, som enhver DJ med december-erfaring kender: Julefrokosten kan nogle gange være sværere at få i gang end de fleste andre fester. Gæsterne er kolleger, der normalt kun ser hinanden professionelt – og som nu skal finde ud af at feste sammen med chefen og bogholderiet i samme lokale. Der kan skulle brydes en barriere, før slipset løsnes.
Læg dertil aldersspændet: På de fleste arbejdspladser sidder der alt fra en 22-årig elev til kolleger sidst i 60’erne. Deres fælles musikalske referenceramme er lille, og hvad der fylder gulvet hos den ene gruppe, tømmer det hos den anden.
Netop derfor er det vigtigt med en professionel DJ, der har stået i situationen mange gange før og ved, hvordan man får alle med: hvornår der skal spilles bredt og genkendeligt for at bryde isen, hvornår der kan skrues op, og hvordan man læser et gulv, hvor generationerne skiftes til at være i overtal. Og vær så ærlig over for DJ’en om, hvem festen er for: Hvordan er jeres virksomhed? Regner du med, at det bliver en nem fest, hvor folk er klar til at danse fra første nummer – eller er der lidt mere is, der skal brydes? Jo bedre DJ’en kender udgangspunktet på forhånd, jo bedre kan aftenen tilrettelægges.
Det her punkt burde være unødvendigt, men det er det ikke: Der er desværre stadig mange i DJ-branchen, der spiller sort – betaling kontant eller på MobilePay uden papir på noget. Og her skal du huske én ting: Det er dig, der står som booker, og derfor dig, der har ansvaret for, at regnskabet kan få en faktura efter festen.
Forestil dig situationen: Festen var en succes, dansegulvet var fyldt, alle er glade – og så står du dagen efter med en DJ, der pludselig vil have betaling i kontanter og ikke kan lave en faktura. Nu er det dit problem. Uden faktura har regnskabet ingen dokumentation, udgiften kan ikke bogføres og trækkes fra som personaleomkostning – og du skal forklare bogholderiet, hvorfor der mangler bilag på flere tusinde kroner. En vellykket fest kan hurtigt få en træls efterjulesmag.
Løsningen er enkel: Sørg på forhånd for at være helt sikker på, at DJ’en kan levere en rigtig faktura med CVR-nummer – afklar det, allerede inden du booker, ikke efter festen.
Råd 3: Få den præcise aftale på plads – især om forlængelse
Julefrokoster har det med at blive længere end planlagt. Klokken er to, gulvet er fyldt, og ingen har lyst til at stoppe – og lige dér skal beslutningen om forlængelse træffes. Det er ikke tidspunktet at forhandle pris.
Få derfor den præcise aftale på skrift, inden festen: Hvor mange timer spiller DJ’en, fra hvornår til hvornår? Hvad koster en forlængelse ud på natten, hvis festen fortsætter – pr. påbegyndt time? Og hvem på aftenen har mandat til at sige “vi tager en time mere”? Det behøver ikke være en formel kontrakt; en mail, hvor det hele står sort på hvidt, er fint. Pointen er, at der ikke skal kunne opstå diskussioner om, hvad der blev aftalt – hverken på aftenen eller når fakturaen kommer.
Afklar i samme ombæring, hvad der ellers er med i prisen: lyd, lys, transport og opsætning.
Julefrokost-sæsonen er kort. Langt de fleste fester ligger på fredagene og lørdagene i november og december, og de datoer bliver revet væk – de dygtige og efterspurgte DJ’er er ofte fuldt booket længe inden sæsonen. Venter I til november med at finde musikken, er valget reelt indskrænket til dem, der har huld i kalenderen.
Så snart jeres dato ligger fast – og det gør den ofte allerede efter sommerferien, når lokalet bookes – så book også DJ’en. Musikken er den del af festen, der bærer hele aftenen efter maden, og den fortjener ikke at blive et sidste-øjebliks-valg.
Vælg en DJ med dokumenteret julefrokost-erfaring, der ved, hvordan man får både eleven og seniorkollegaen på gulvet. Kræv en faktura med CVR-nummer – ingen faktura, ingen booking. Få timer og forlængelsespris på skrift, inden festen. Og book i god tid, for de gode datoer og de gode DJ’er forsvinder først.
Med de fire ting på plads har du gjort dit som tovholder – så er det op til musikken og kollegerne at gøre resten.
For at gøre det nemt at komme i gang, har vi udviklet en prisberegner, hvor du med tre enkle spørgsmål kan få et prisestimat på under ét minut. Det giver dig et klart overblik – helt uden forpligtelser – og hjælper dig med at komme videre i planlægningen.
CVR: 40754733
Bank: Jyske Bank A/S
